In den meisten Unternehmen sind zentrale Verwaltungssysteme für die wesentlichen Aufgaben eine Selbstverständlichkeit. Im Minimum ist eine Warenwirtschaft oder weiter gedacht ein ERP-System vorhanden. Ebenso ist in vielen Fällen ein Finanzbuchhaltungssystem, ein System für die Personalverwaltung und/oder -abrechnung und oft auch noch Systeme für die Produktionsplanung und -abwicklung vorhanden. Aber was ist mit den hinter den Datenbankeinträgen dieser einzelnen oder auch integrativen Systemen liegenden Informationen in Form von Dateien, EMails und Papier? Und was mit den systemübergeifenden Unternehmensprozessen welche nicht in einem singulären Fachsystem zur Gänze abgebildet werden können? Was mit heutzutage so selbstverständlichen Fragen des mobilen Zugriffs auf möglichst umfangreiche Informationen zu einem Geschäftsfall inklusive aller Unterlagen und Korrespondenzen?
Exakt diesen Fragestellungen widmen sich die modernen DMS (Dokumenten Management System) welche mittlerweile im Sprachgebrauch als ECM (Enterprise Content Management) Systeme angekommen sind. Hier können systemübergreifend zB Prozesse, an welchen unterschiedliche Unternehmensbereiche teilhaben als Workflows abgebildet werden. Der Zugriff auf die Daten erfolgt innerhalb des DMS/ECM aufgrund ausgetüftelter Schnittstellen in die führenden Unternehmensapplikationen. So können „virtuelle“ digitale Akten erstellt werden, in welchen sich unterschiedlichste aber zusammen gehörende Datenbankeinträge aus zB dem ERP-System und dem Produktionssystem automatisch mit digitalisierten Papierbelegen, Emails und beliebigen Dateien zusammen geführt werden.
Ein typisches Beispiel aus einem Handelsunternehmen: Es existiert ein zentrales ERP-System mit den Modulen für den Einkauf und Verkauf. Die Finanzbuchhaltung wird in einem eigenen FIBU-System abgewickelt. Daneben existieren eine Reihe von flankierenden Systemen, so zB für die Angebotserstellung und -verfolgung, die Ablage von Qualitätszertifikaten und Rahmenvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten und letztlich unendlich viele Kleinstlösungen auf Excel- oder Access-Basis.
Um nun Schnittstellen zwischen all diesen System zu schaffen um einen regen Austausch von Informationen zum Zweck des gesamtheitlichen Informationsgewinnes zu erzielen, stellt sich üblicherweise nach kurzer Zeit als undurchführbar, oft als nicht finanzierbar heraus. Also greift die „manuelle“ Schnittstelle auf Basis von Excel o.ä. Werkzeugen. Wenn die Auswertung aber auch „Futter“ im Sinn von Unterlagen wie Belegen oder zB Besuchsberichten braucht, wird auch hierfür der Aufwand in vielen Fällen extrem hoch.
Die Lösung bietet hier wie so oft ein zentrales DMS/ECM. Dieses besticht durch wenige aber leistungsfähige Schnittstellen zu den führenden Systemen. Diese sind bidirektional sternförmig eingebettet im Gegensatz zu einem hoch komplexen Netz an Schnittstellen wenn die führenden System untereinander vernetzt würden. Außerdem sind moderne ECM-Systeme vollkommen formatunabhängig und können in wohl definierten und in sich vernetzten Ablagestrukturen vom Datenbankeintrag bis hin zur CAD-Zeichnung alles verwalten.
Als übliche Kandidaten für die Implementierung in einem ECM-System gelten
- Posteingang
- digitaler Rechnungseingang, Archivierung
- Vertragsverwaltung
- Personalmanagement, Bewerberverwaltung, Weiterbildung
- Kunden-/Auftrags-/Versandakte
- Lieferantenakte, Einkaufsverwaltung
- Produkt-/Seriennummernakten, Normenverwaltung
- Patientenakten
- u.v.m.
Technisch grundlegende Funktionen wie checkin/-out Mechanismen, Versionsverwaltung, Berechtigungsstrukturen, mobiler Zugriff, digitale Signatur, Workflow u.v.m. sind in all den gängigen am Markt befindlichen ECM-Systemen vorhanden.
Der deutsche BITKOM hat für einen tieferen Einblick in die ECM-Welt auf seiner Web-site eine sehr gute Broschüre unter dem Titel „Enterprise Content Management – Archiv, DMS, ECM und Co. – Überblick und Begriffserläuterungen“ zur freien Verfügung.