WARUM DER PROZESSMANAGER DEN ÜBERBLICK HAT

Daniela Pröll

Gibt es in Ihrem Unternehmen jemanden, der alle Prozesse im Überblick hat? Wissen Sie wo Ihr Prozessoptimierungspotenzial steckt und wie groß es ist? Hier weiß der Prozessmanager Bescheid.

Es war einmal ein mittelständisches österreichisches Unternehmen in einem Konzernverbund. Das Unternehmen ist rasch gewachsen und es fehlt an Strukturen. Alles passiert auf Zuruf.

Mögliche Verbesserungen aufdecken

Und nun kommt eine Abteilung aus der Konzernmutter, die interne Revision. Diese führt ein internes Audit durch. Dazu wollen sie alle Prozesse im Detail betrachten. Unterlagen kann das Unternehmen nicht vorlegen, da keine Prozesse dokumentiert sind. Für Details muss die interne Revision Führungskräfte und Mitarbeiter befragen. Danach legt die Interne Revision dem Vorstand einen 27-seitigen Bericht mit 31 Maßnahmen vor. Diese muss das Unternehmen lösen. Alle diese Maßnahmen betreffen die Veränderung von Prozessen.

Gleichzeitig bekommt das Unternehmen einen Neukunden. Dieser hat Spezialanforderungen an die bestehenden Leistungen. Auch hierfür muss das Unternehmen Prozesse anpassen.

Prozesse verändern

Wo fange ich nun an als Unternehmen? Die Inhalte des Revisionsberichts machen ja durchaus Sinn. Auch denn Neukunden möchte man unbedingt zufrieden stellen. Daher gehören die vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt. Aber was passiert nun im Normalfall? Die Geschäftsführung beauftragt die Führungskräfte der Abteilungen mit den Prozessveränderungen. Daher starten diese mit der Umsetzung. Die Gesamtprozesse werden unübersichtlicher:

  • Neue Prozesse entstehen
  • Bestehende Prozesse werden erweitert
  • Ausnahmen werden definiert

Dadurch erhöht sich der menschliche Aufwand, die Durchlaufzeiten und die Kosten. Noch dazu kommt es zu einer höheren Fehleranfälligkeit, da jede Ausnahme meist manuelle Eingriffe mit sich bringt.

Der Prozessmanager hat den Überblick

Stellen Sie sich vor in diesem Unternehmen gibt es jemanden, der alle Prozesse im Überblick hat. Und die Vernetzung und Schnittstellen dieser Prozesse kennt. Stellen Sie sich vor, dass die oben angesprochenen Führungskräfte diese Person um Rate fragen können, wenn sie Prozesse verändern. Diese Person beobachtet alle Auswirkungen auf andere Prozesse und erkennt Optimierungspotenzial. Ich darf Ihnen den Prozessmanager vorstellen.

Wie hilft der Prozessmanager

Der Prozessmanager hat im Unternehmen folgende Aufgaben:

  • Prozesse und deren Schnittstellen dokumentieren und analysieren
  • Optimierungs- und Verschlankungspotenzial aufdecken
  • Änderungen mit Führungskräften in die bestehende Prozesslandschaft integrieren und umsetzen
  • Integration der operativen Abläufe mit den operativen IT-Systemen

Zusammenfassend hat der Prozessmanager den Überblick über das gesamte Unternehmen. Er weiß was wo und wie es zu ändern ist. Noch dazu spielt er eine zentrale Rolle im digitalen Wandel. Im Idealfall gehen alle operativen Prozesse mit den digitalen Prozessen im Einklang.

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